テレワーク導入に必要な事柄や押さえておきたいポイントは？ステップ別に解説

政府や総務省などが推進する働き方改革、さらに2020年の新型コロナウイルス流行によって、広く普及してきたのがテレワークです。

今回は、そうしたテレワークについて、その意味からステップごとの詳しい導入方法までを解説していきます。

そもそも、テレワークとは？

テレワークとは、情報通信技術を活用し、場所や時間にとらわれない、もしくは有効利用して行う働き方のことです。

「遠く」を意味するtele（telephone=電話、television=テレビ、などの“tell”）と「働く」を意味するworkによる造語です。つまり、オフィスなどから遠く離れた所で働くということです。

大まかに区別すると、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィスなどにおける内勤、の3つに分けられます。在宅勤務とは、その名の通り会社とインターネットや電話、FAXでやり取りをしながら勤務する方法です。

モバイルワークとは、顧客先や移動中などでパソコンを使って勤務する方法で外勤型に区別されます。サテライトオフィスは、職場以外のレンタルオフィスなどで業務にあたる方法です。

テレワーク体制を整えるためにやるべきことは？導入ステップを紹介

政府と総務省などが推進している働き方改革では、ICT（情報通信技術）を活用するテレワークが、その切り札として説明されています。ワークライフバランスの実現や地域の活性化にもつながるためです。そのため、総務省は国民運動プロジェクト「テレワーク・デイズ」の実施など啓発事業を行うとともに、「テレワーク導入手順書」を配布し、その導入ステップを詳しく解説しています。

この項ではそうした資料をベースに、現状確認から導入後の評価まで、6つのステップにわたって導入方法を紹介していきます。

目的の明確化と導入方針の決定

テレワークを導入する場合に最初に行うべきなのは、どういった目的で導入するのかということをはっきりさせることです。

介護や育児などのために労働時間に制約がある従業員の勤務方法として用意する、作業の効率化を推進するために導入する、などさまざまな理由が考えられますが、「導入した場合にこのような目的を達成したい」と抽象的ではなく数値などによって、目的を明確化することも重要です。

導入課題の確認

導入を決定した場合、実現に必要な課題を把握しておくことが求められます。

勤務時間などを就業規則、人事評価と照らしてどのように調整するのか、業務のプロセスはどのように進めていくのか、などを従業員、労働組合としっかり共有しておくことが重要です。また、ICTの導入レベルの把握も必要となります。

導入体制の構築と計画の策定

課題を把握した後は、それぞれの部署が連携をして、導入を推進していくことになります。

従業員への周知はもちろんのこと、各部署の担当者や担当部署を中心としてプロジェクトチームを設置し、導入の推進を加速させていきます。

実施に関するルールや環境の整備

どういった業務にテレワークを導入するのか、などを社内制度や就業規則に書き足す、または新たに作るという環境整備も、企業として必須になってきます。

関係者への説明と教育

テレワーク勤務をする人を対象にした研修制度、支援制度の導入も企業として求められてきます。

こうした制度はテレワーク勤務の推進や従業員のスキルアップにつながるためです。

導入とその後の評価・改善

導入した後は、効果をしっかりと測定し、評価、改善していきます。

テレワークによって、どれだけオフィスコストが下がったのか、業務の処理件数が増加したのかといった効率面から、従業員の業務時間や離職率は低下したのかといった人事的な観点まで、導入の目的にかなっているかを検証します。そのうえで、さらなる効果を望むための改善点などを洗い出し、対策を図っていきます。

テレワーク導入のポイント

テレワークを導入する場合のポイントとなるのは、いかにテレワーク勤務と通常勤務の従業員の不利益感、不公平感をなくすかといった点です。

経費の負担や支援制度などを明確化しておかなければ、従業員に不公平感が生じます。また、使用する機器やネットワークなどのセキュリティ対策をしっかりと施すことが重要です。

働き方改革推進支援助成金などの制度を利用できる場合もあるので、検討しておくことがおすすめです。

コミュニケーションや情報共有の手段を確保する

従業員の勤務効率化や管理のためには、コミュニケーションや情報共有が必須です。

テレワークを導入する場合には、コミュニケーションがとれる社内ツールや顔を見て報告できるテレビ会議システムなども、その手段として確保しておくことが求められてきます。

セキュリティ対策に注意する

社外からの不正アクセスや情報流出を阻止するために、セキュリティ対策はとても重要です。

個々のパソコンにウイルス対策ソフトを導入するだけでなく、企業内LANを守るためのファイヤーウォールの導入や、場合によってはAI技術を使用したシステムの構築まで、企業として対策する必要があります。また、端末やUSBメモリの紛失リスクを認識し、しっかりと管理しなければなりません。

働き方に合わせて労務制度を見直す

テレワークはこれまでの働き方と大きく異なるため、既存の労務制度との折り合いを図らなくてはならないケースが多いです。

どこまでを労災として含んでおくのか、勤務時間等は一般の就業規則と同等にしておくのかなど、さまざまな観点から検討する必要があります。

テレワークのスペースとして活用できる「ビジネスレジデンス」について

テレワークを導入することになったけれども、リモートワークをするためのオフィスをどうすればいいのか、となった時におすすめできるのが、「ビジネスレジデンス」です。
東京23区のビジネスエリアに点在していて、高速Wi-Fiが使い放題、ヘッドセットなどの貸し出も行っている、テレワークに適した環境です。また、生活家電が完備しているため、長く利用することも可能です。

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